5 Tips for Going Paperless this Spring / Cinq conseils pour obtenir un milieu de travail sans papier au printemps

white cherry blossoms

Spring is finally here, and it’s time to start fresh and ditch that paper and create a better Universally Designed (new window) learning or working environment! These 5 mainstream assistive technology solutions are easily available, environmentally friendly, and will save you paper AND minimize clutter in no time!

Le printemps est finalement arrivé, et c’est le temps de commencer à neuf et d’éliminer le papier et de créer un meilleur milieu d’apprentissage ou de travail de conception universelle! Ces cinq solutions principales courantes de technologie d’assistance sont facilement accessibles – vous en avez peut-être déjà -, sont écologiques, vous économisent du papier ET limitent au minimum la paperasse en un rien de temps!

1. Make friends with your Virtual Assistant

There are many virtual assistants available right on your cell phone, tablet or computer that you use everyday. Whether you use SIRI, Cortana (new window), Google Now (new window) or S Voice (new window), or one of the many others available on the market right now, these assistants will give your fingers a break and let you use your voice to add a reminder task to your to do list, add an appointment to your calendar, become a substitute for your hard copy dictionary, and even replace your calculator.

1. Familiarisez-vous avec votre assistant virtuel

Il existe déjà un grand nombre d’assistants virtuels sur votre cellulaire, tablette ou ordinateur que vous utilisez tous les jours. Que vous utilisiez SIRI, Cortana, Google Now ou S Voice, il en existe de nombreux autres sur le marché. Les assistants permettront à vos doigts de prendre une pause et vous laisseront utiliser votre voix pour ajouter une tâche de rappel à votre liste de tâches ou un rendez-vous à votre calendrier. Ils peuvent remplacer votre dictionnaire sur support papier et même votre calculatrice.

Illustration concept for mobile apps - People communicating through mobile devices

2. Digify your notes

Accessing information digitally allows everybody a great deal of freedom in how they are able manipulate information. Consider an app such as OneNote (new window) or notability (new window). These apps let you write your notes however you want, whether they are typed, handwritten, or dictated. You can even take pictures, videos or record audio  to be able to review later. This is a great strategy for memory, allowing the note taker to participate fully in their environment instead of simply focusing on capturing what is being said. This also means no more lost notes.

2. Numérisez vos notes

L’accès à l’information sur support numérique nous offre une grande marge de manœuvre dans la façon dont nous pouvons manipuler l’information. Envisagez une application comme OneNote ou notability. Ces applications vous permettent d’écrire des notes à votre gré, quelles soient tapées, écrites à la main ou dictées. Vous pouvez même prendre des photos, réaliser des vidéos ou faire un enregistrement audio que vous pourrez repasser plus tard. C’est une excellente stratégie pour la mémoire. Le preneur de notes peut ainsi participer pleinement à son environnement au lieu de tout simplement chercher à capturer ce qui est dit. Cela signifie aussi que vous ne perdrez plus vos notes.  

3. Get organized

Now that you are now taking electronic notes, find the platform that works best for you depending on your devices. If you use many different types of devices and need help with your organization skills, try OneNote. Available cross platform, OneNote is a great place to take notes anywhere, have them saved by notebook, and even colour coded by tab and further organized by page. If you have an Android device, take advantage of OneNote Badge that that allows you easily take notes or pictures and save to OneNote even when using a different app. With these organizational features, you should always be able to capture all the information you need and find it again easily.

3. Organisez-vous

Vu que vous prenez maintenant des notes électroniques, trouvez la plateforme qui vous convient le mieux selon vos appareils. Si vous utilisez une grande variété d’appareils et avez besoin d’aide avec votre sens de l’organisation, essayez OneNote. Disponible sur tous les plateformes, OneNote est un excellent endroit où prendre des notes n’importe où, les faire sauvegarder par un bloc-notes et même les coder en couleur par onglet et les organiser à nouveau par page. Si vous avez un appareil Android, profitez de OneNote Badge qui vous permet de prendre des notes ou des photos plus facilement et de les enregistrer sur OneNote même lorsque vous utilisez une application différente. Avec ces fonctions d’organisation, vous devriez toujours être capable de saisir toute l’information dont vous avez besoin et de la retrouver facilement.

a cartoon character with study concept thought bubbles above him

4. Take pictures

These days most people carry cameras with them in their cell phones, tablets or computers. Whether it’s a notice on the wall, a memo or a diagram on a white board, taking a picture is a great way to capture this information. Converting printed documents into electronic versions is a simple task with apps such as Prizmo (new window) for iOS or Office lens on your cell phone. Apps like these turns your device’s camera into a scanner, allowing you to easily save and store documents on the fly, so instead of asking for another copy, you can simply take a photo of a document, business card, poster, diagram, etc. and it will be instantly converted into text. Once it’s been converted, you can share, store, and even have documents read out loud, which is key to maintaining an accessible work or school environment.

4. Prenez des photos

Ces jours-ci la plupart des personnes ont une caméra dans leur cellulaire, tablette ou ordinateur. Qu’il s’agisse d’un avis sur le mur, d’une note de service ou d’un diagramme sur un tableau blanc, prendre une photo est un excellent moyen de saisir cette information. La conversion de documents imprimés en version électronique est une simple tâche avec des applications comme Prizmo pour iOS ou Office lens sur votre téléphone. De telles applications transforment la caméra de votre appareil en scanner, ce qui vous permet d’enregistrer et de stocker facilement des documents à la course. Donc au lieu de demander une autre copie, vous pouvez tout simplement prendre la photo d’un document, d’une carte professionnelle, d’une affiche, d’un diagramme, etc., et vous en obtiendrez une conversion instantanée en texte. Après la conversion de la photo, vous pouvez partager et stocker les documents et même en obtenir une lecture à haute voix, ce qui est essentiel pour maintenir un milieu de travail ou d’études accessible.  

5. Correspond electronically

Electronic correspondence is the most accessible and environmentally-friendly means of communication available. It allows users to manipulate the written information however they see fit, whether it is magnifying the text, having it read aloud or changing the font, size or colour. In many cases, devices already include built in accessibility features for magnification, text and speech, dictation as well as colour contrast and font manipulation  in order to make text and therefore email more universally accessible regardless of disability.

5. Optez pour la correspondance électronique

La correspondance électronique est le moyen de communication le plus accessible et écologique qui soit. Elle permet aux utilisateurs de manipuler l’information écrite à leur gré, qu’il s’agisse d’agrandir le texte, d’en obtenir une lecture à haute voix ou de changer la police, la taille ou la couleur. Bien souvent les appareils comprennent déjà des fonctions d’accessibilité pour l’agrandissement, le texte et la parole, la dictée, ainsi que la manipulation du contraste des couleurs et des polices afin de rendre le texte et donc le courriel plus universellement accessible peu importe le handicap.