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Tips for Creating Accessible Word Documents / Conseils Pour Créer Des Documents Accessibles

When creating documents, our aim should be to make all our documents as accessible as possible in both the print and the digital format. That being said, sometimes making a website or a document accessible can be a bit of a challenge especially when working across disabilities. What works for one disability may not work for the other.One of the biggest steps in creating accessible documents is being aware that the document you are creating will need to be accessible through multiple means. Here are some simple tips to get you on the right track:

Lorsque nous créons des documents, nous devrions chercher à rendre tous nos documents aussi accessibles que possible, tant en format imprimé qu’en format numérique. Ceci étant dit, cela peut être parfois difficile d’assurer l’accessibilité d’un site Web ou d’un document, surtout lorsqu’il est question de répondre aux besoins d’utilisateurs ayant une variété de handicaps. Ce qui aide dans un cas n’aidera pas nécessairement dans l’autre. Ce qui est important notamment, c’est de savoir qu’il faut créer un document qui sera accessible par plusieurs moyens. Voici quelques conseils simples pour vous mettre sur la bonne voie:

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FONT

•Use sans serif fonts like Arial, Verdana, Calibri – these are generally easier to read than the serif style fancy fonts

•Make sure you use a minimum font size of 12 point

•Use bold for emphasis and avoid using ALL CAPS, italics or underline as they make it harder to read

POLICES

•Utilisez des polices linéales comme Arial, Verdana, Calibri qui sont habituellement plus faciles à lire que les polices de caractère fantaisies avec empattement.

•Assurez-vous d’utiliser une taille de police d’au moins 12 points.

•Utilisez les caractères gras pour mettre le texte en évidence et évitez d’écrire le texte tout en MAJUSCULES, en italiques ou en soulignement, ce qui rend la lecture difficile.

 

COLOUR

•Ensure good colour contrast. This can be checked using an online tool like WebAIM Contrast Checker

•Never use color alone to convey important information – For example use yes / no and not this * / *

COULEURS

•Assurez-vous d’obtenir un bon contraste des couleurs. Vous pouvez en faire la vérification à l’aide d’un outil en ligne comme WebAIM Contrast Checker.

•N’utilisez jamais des couleurs sans texte pour communiquer des renseignements importants. Par exemple, utilisez oui / non plutôt que * / *

 

HYPERLINK TEXT

•Hyperlinks should be meaningful, have context and describe where it leads i.e. AT HelpDesk and not http://www.neilsquire.ca/ta-atsupport/

LIEN HYPERTEXTE

•Les hyperliens doivent être évocateurs, avoir un contexte et décrire où ils mènent – par exemple, Bureau de dépannage des TA et non http://www.neilsquire.ca/ta-atsupport/

 

PICTURES

•Add alternative texts and/or captions to all pictures and graphics that describe the function and the content. No need to include “picture of…” or “image of…” or repeat information already in the text

•Avoid using text boxes or word art

PHOTOS

•Ajoutez du texte et/ou des légendes pour accompagner les photos et les graphiques qui décrivent la fonction et le contenu. Ce n’est pas nécessaire d’indiquer « photo de… » ou « image de… » ou de répéter l’information qui figure déjà dans le texte.

•Évitez d’utiliser des zones de texte ou des objets word art.

 

FORMAT

•Use the built in styles and headings, table of contents, column, tables and lists features in Word for formatting your document.

Formatting features

Formatting features 2

For more information, check out these guides:

CNIB Clear Print Accessibility Guidelines

Creating Accessible Word Documents using Word 2011 for Mac

Seven Steps to creating an Accessible Microsoft Word Document

FORMAT

•Utilisez les fonctionnalités de Word (styles et titres, table des matières, colonnes, tableaux et listes) pour formater votre document.

Fonctionnalités de Word

Fonctionnalités de Word

Pour en savoir plus, consultez les guides suivants :

Pour une meilleure visibilité : Lignes directrices d’accessibilité d’INCA

Creating Accessible Word Documents using Word 2011 for Mac (en anglais seulement)

Seven Steps to creating an Accessible Microsoft Word Document (en anglais seulement)